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Le Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA), qui recense des dispositifs médicaux à l’échelle nationale, recueille de l’information au niveau du patient sur les arthroplasties de la hanche et du genou pratiquées au Canada (information clinique, et information sur les chirurgies et les prothèses). Ces données permettent de surveiller la qualité des soins et les résultats pour les patients ayant subi une arthroplastie de la hanche ou du genou. Par conséquent, il est essentiel que les fournisseurs de données saisissent avec précision l’information sur les prothèses et les ciments.

Les données du RCRA peuvent être soumises à la Base de données sur les congés des patients (BDCP) ou à l’aide de l’ancien système de soumission de fichiers électroniques du RCRA. Les 2 systèmes acceptent les numéros de produit et de lot saisis manuellement ou balayés à l’aide d’un lecteur de codes à barres. Un algorithme intégré au système extrait ensuite l’information nécessaire sur le produit et le lot.

Puisque les étiquettes des produits ne sont pas standards d’un fabricant à l’autre et parfois pour un même fabricant, les fournisseurs de données doivent s’assurer que le bon code à barres est balayé et que l’information se retrouve dans le champ approprié (c.-à-d. Numéro de produit ou Numéro de lot). 

Comme chaque fabricant attribue un numéro unique à ses produits, il est important d’indiquer le bon code de fabricant quand vous soumettez de l’information sur les prothèses. Par exemple, toute étiquette indiquant comme fabricant JOHNSON ou JOHNSON & JOHNSON devrait avoir le code de fabricant 3 : DePuy/Finsbury/J & J. 

Remarque : Bien qu’elles ressemblent aux étiquettes réelles de divers fabricants, les étiquettes utilisées en exemple dans le présent document sont fictives.

L’équipe du RCRA recommande aux fournisseurs de données de conserver le processus opérationnel déjà en place si leur système permet déjà le balayage des codes à barres dans le cadre de la saisie des données du RCRA. Dans ces cas, les numéros de produit et de lot appropriés sont déjà extraits des codes à barres et soumis au RCRA.

Apprivoiser le lecteur de codes à barres

Étape 1 : Paramétrer le lecteur de codes à barres

La première étape consiste à activer le paramètre de transmission de la norme AIM (code d’identification et de saisie des données automatiques). Veuillez consulter le manuel d’utilisation de votre lecteur pour obtenir des renseignements supplémentaires. Il suffit souvent de balayer des codes à barres spéciaux dans le manuel d’utilisation pour activer ou désactiver les paramètres du lecteur.

Il est nécessaire d’activer le paramètre de transmission de la norme AIM pour que le système du RCRA puisse reconnaître qu’il s’agit d’un code à barres balayé plutôt que d’une valeur saisie à la main. Sans ce paramètre, le système du RCRA ne sera pas en mesure d’extraire les numéros de produit et de lot nécessaires.

Étape 2 : Vérifier que le paramètre de transmission de la norme AIM est activé

Pour vérifier que le paramètre de transmission de la norme AIM est activé, balayez le code à barres ci-dessous. À l’écran, vous devriez voir le code suivant : ]C0123456789. Prenez note qu’il débute par un crochet droit (]).

Remarque : La langue du clavier influe sur la façon dont le lecteur saisit les données. Le système du RCRA ne fonctionne que selon les paramètres de langue « Anglais (États-Unis) » et « Français (Canada) ». Il ne reconnaît pas le clavier « Canadien multilingue standard » ni aucun autre paramètre de langue.

Utilisateurs du clavier français : La valeur balayée, au lieu de commencer par un crochet droit (]), commencera par une cédille ou un C cédille (¸ ou Ç).

Balayer et saisir l’information sur les produits

Cette section décrit comment saisir l’information sur les produits à partir de l’étiquette. À l’heure actuelle, les étiquettes des produits ne sont pas standards d’un fabricant à l’autre et parfois pour un même un fabricant. Nous vous invitons à examiner les différentes étiquettes utilisées dans votre établissement et à vous familiariser avec leur mode de saisie dans les directives suivantes.

Lorsque le paramètre de transmission de la norme AIM est activé, le code à barres balayé commence par un crochet droit (]). Si vous ne voyez pas de crochet droit, il se peut que le paramètre de transmission de la norme AIM ne soit pas activé (voir l’étape 1).

Utilisateurs du clavier français : La valeur balayée, au lieu de commencer par un crochet droit, commencera par une cédille ou un C cédille (¸ ou Ç).

Soumission d’étiquettes dans la BDCP : Jusqu’à 7 lignes d’étiquettes peuvent être remplies pour saisir toutes les parties du composant. Dans les cas où il y a moins de 7 étiquettes, vous devez seulement remplir les lignes nécessaires pour votre dossier particulier et laisser les autres lignes vides. Par exemple, s’il n’y a que 2 étiquettes disponibles pour un dossier particulier, remplissez seulement 2 lignes et laissez les 5 autres lignes d’étiquettes vides.

Remarque : Dans quelques circonstances, des exceptions s’appliquent au traitement de l’information pour certains fabricants. Sur toutes les étiquettes, les termes « numéro au catalogue » et « numéro de référence » sont utilisés de façon interchangeable.

a) Étiquettes à 2 codes à barres

Dans la plupart des cas, une série de caractères située sous le code à barres du haut contient le numéro au catalogue, ou numéro de référence, et une autre située sous le code à barres du bas contient le numéro de lot. 

Produits Link : Ne balayez pas les codes à barres. Les numéros de produit et de lot doivent être saisis à la main. 

Tous les autres produits : Balayez le code à barres du haut dans le champ Numéro de produit et celui du bas dans le champ Numéro de lot. Les données saisies par balayage peuvent contenir des symboles ou des chiffres supplémentaires. Ne modifiez pas la série de caractères qui s’affiche dans le champ. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Exemple n^o 1

Remarque
*   Pour les produits Link, saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) et le numéro de lot exactement comme ils apparaissent sur l’étiquette (pour l’exemple 1, entrez « 1234-5-6789 » comme numéro de référence et « 123456789 » comme numéro de lot).

Exemple n^o 2

b) Étiquettes à un code à barres

Produits Zimmer : Les étiquettes des produits Zimmer comportent un code à barres. La série de caractères qui se trouve sous ce code à barres contient le numéro au catalogue (numéro de référence) et le numéro de lot. Balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit, puis dans le champ Numéro de lot. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Produits Smith & Nephew ou Biomet et ciments Palacos : Dans le cas des produits Smith & Nephew ou Biomet et des ciments Palacos (comportant un seul code à barres linéaire unidimensionnel), saisissez manuellement ou balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit et inscrivez « INCONNU » ou le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. 

Produits Cerafix et de tout autre fabricant : Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

c) Étiquettes à code à barres bidimensionnel (2D)

Si l’étiquette a un code à barres unidimensionnel (linéaire) et un code à barres bidimensionnel (carré, matrice de données), saisissez manuellement ou balayez le code unidimensionnel en suivant les instructions précédentes.

Si l’étiquette a seulement un code à barres bidimensionnel carré, balayez le code à barres bidimensionnel dans le champ Numéro de produit et inscrivez « INCONNU » dans le champ Numéro de lot. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Remarque : Il faut disposer d’un lecteur compatible pour balayer les codes bidimensionnels.   

d) Étiquettes sans code à barres

Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. Assurez-vous d’inclure tous les tirets, comme dans l’exemple ci-dessous. 

Dans le cas des produits Zimmer, le numéro de produit est souvent désigné sous le nom de numéro EDI. 

• Si l’étiquette contient un numéro EDI, saisissez manuellement ce numéro dans le champ Numéro de produit de l’implant.
• Si l’étiquette ne contient pas de numéro EDI, saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit de l’implant.

e) Étiquettes sans code à barres ou avec code à barres inconnu dans la BDCP

Lorsque le codificateur ne dispose pas d’information sur un produit et n’est pas en mesure de l’obtenir du chirurgien ou du personnel du bloc opératoire, il peut saisir l’information comme suit :

S’il n’y a pas d’étiquette à code à barres pour le ciment, saisissez l’information du groupe 20 comme suit :

• 20/03 = OTH
• 20/04 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERMISS
• 20/05 = PRODMISS
• 20/06 = LOTMISS

Si l’étiquette à code à barres pour le ciment est endommagée ou qu’elle ne peut être balayée ni entrée manuellement, saisissez l’information du groupe 20 comme suit :

• 20/03 = OTH
• 20/04 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERDAMAGED
• 20/05 = PRODDAMAGED
• 20/06 = LOTDAMAGED

S’il n’y a pas d’étiquette à code à barres pour le composant, saisissez l’information du groupe 20 comme suit :

• 20/08 = OTH
• 20/09 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERMISS
• 20/10 = PRODMISS
• 20/11 = LOTMISS

Si l’étiquette à code à barres du composant est endommagée ou qu’elle ne peut être balayée ni entrée manuellement, saisissez l’information du groupe 20 comme suit :

• 20/08 = OTH
• 20/09 = Saisissez le nom du fabricant si vous le connaissez; sinon, saisissez STICKERDAMAGED
• 20/10 = PRODDAMAGED
• 20/11 = LOTDAMAGED

f) Étiquettes sans code à barres ou avec code à barres inconnu dans l’ancien système de soumission de fichiers électroniques du RCRA

Lorsque le fournisseur de données ne dispose pas de l’information sur un produit ou que son étiquette est endommagée, il peut saisir l’information comme suit :

• Numéro de produit = UNK
• Numéro de lot = UNK
• Fabricant = Sélectionnez « Other/Autre » et entrez « Manquant »

Pour en savoir plus

L’étiquetage des produits peut changer avec le temps. Nous demandons aux fournisseurs de données de signaler tout écart, nouveau format d’étiquettes ou problème à rcra@icis.ca.